L'ouverture d'un restaurant n'est pas une mince affaire. Une fois que toutes les permissions sont accordées, que le menu est terminé, et que tout est organisé, il y a la soirée d'ouverture. Cette soirée, qui donnera le ton aux premiers mois d'activité et bien plus, est plus qu'une simple fête. C'est un événement qui montre tout votre travail aux clients, aux personnes influentes et aux médias. Deux professionnels des relations publiques dans le domaines de la restauration ont partagé leurs conseils quant aux choses à faire et à ne pas faire pour réussir la soirée d'ouverture d'un restaurant.

Établir une date et un budget

Katy Darnaby, vice-présidente directrice chez The Door - An Idea House, qui s'occupe des relations publiques et de l'organisation d'événements pour quelques-uns des chefs les plus réputés du pays, suggère de choisir une date qui n'entre pas en conflit avec d'autres événements. Dans de grandes villes comme New York et Chicago, de nombreux événements ont lieu chaque soir. « Assurez-vous que la date que vous avez choisie n'empêche pas les gens de s'engager dès les départ. »

La PDG et partenaire de Isabelli Media Relations, Janet Isabelli, vous suggère de définir un plan et un budget pour l'événement et aussi pour l'aspect marketing de l'ouverture d'un restaurant, et ce, que vous le fassiez vous-même ou en partenariat avec une entreprise de marketing ou de relations publiques. « L'objectif est de créer une campagne astucieuse qui entrainera des placements éditoriaux ainsi qu'une demande des consommateurs avant l'ouverture », affirme Isabelli. Votre restaurant profitera alors d'une lancée et conservera l'intérêt des médias et des consommateurs pendant les mois qui suivront.

Définir l'événement

Darnaby et Isabelli conviennent qu'il est essentiel de définir votre événement à l'avance. Qui voulez-vous inviter? Que voulez-vous mettre en valeur dans votre espace? Désirez-vous une fête fastueuse de grande ampleur ou une série de soupers intimes?

« Un événement qui tient compte des besoins de vos investisseurs peut être très différent d'un événement qui tient compte des besoins des médias », explique Darnaby. Pensez aux personnes avec qui vous souhaitez interagir durant ces événements. « De nombreux restaurants optent pour de multiples événements d'ouverture à plus petite échelle », affirme Isabelli. « Cette approche permet au propriétaire, au chef ou à l'équipe de direction d'interagir de manière plus personnelle à chaque événement, et de garder le contrôle de la nourriture, des boissons et de l'hospitalité pour la durée de l'événement », ajoute-t-elle. Darnaby convient qu'il s'agit d'une bonne idée d'utiliser ces événements pour nouer de bons liens, qu'ils soient à grande ou à petite échelle. « Beaucoup de gens négligent d'utiliser l'ouverture comme moment idéal pour nouer des liens avec les personnes qui devraient interagir avec la direction et le personnel », explique-t-elle.

Confiez à quelqu'un la responsabilité de gérer la liste d'invités et assurez-vous de n'oublier aucune partie prenante importante. Les gens peuvent être offusqués s'ils reçoivent une invitation à la dernière minute. Indiquez clairement quelles personnes sont invitées pour éviter des situations épineuses à la porte. Vous devez aussi vous assurer de vous donner le temps de compléter la liste.

Décidez de l'ambiance musicale, des photographes ou des serveurs externes avant l'événement et définissez clairement leurs rôles. Déterminez si des tenues spéciales ou de l'équipement audiovisuel particulier sont nécessaires.

Les tâches pour le grand jour

Le travail ne fait que commencer lorsqu'arrive le grand jour. « Traitez la soirée d'ouverture comme vous le feriez pour un restaurant avant le début d'un quart de travail », explique Darnaby, qui suggère également de prévoir plus de personnel qu'à l'habitude pour l'événement, puisqu'il est possible que quelqu'un se désiste ou ne se présente pas. Rassemblez vos employés et assurez-vous que chacun connaisse son rôle, ce qu'il doit ou ne doit pas dire à propos de l'établissement et de quelle manière la direction du restaurant et le chef souhaitent que le restaurant soit dépeint.

Le soir de votre événement, placez à l'entrée du personnel qui peut identifier la majorité des invités. « Ils pourront rapidement identifier les invités importants auprès de l'équipe de l'agence sur place pour qu'ils puissent être présentés au propriétaire, au chef, au chef de la direction et aux autre membres-clés de votre équipe », explique Isabelli. De plus, assurez-vous qu'une personne faisant partie de cette équipe suive le photographe pour veiller à ce qu'il prenne de belles photos durant la soirée.

On utilise de plus en plus les réseaux sociaux afin de faire connaître les restaurants. Assurez-vous donc d'utiliser votre plateforme à votre avantage. « Créez un mot-clic spécial pour l'événement et faites-le apparaître sur vos menus et sur d'autres belles affiches exposées. Cela favorisera non seulement la participation de tous et chacun, mais permettra aussi à votre équipe de facilement identifier les messages, les images et les vidéos qui toucheront de près ou de loin votre ouverture », affirme Isabelli, qui suggère aussi d'avoir un membre de l'équipe sur place qui publiera du contenu en ligne.

En suivant ces conseils, vous serez sur la bonne voie pour ouvrir un restaurant et organiser un événement formidable pour en célébrer l'ouverture. Gardez en tête que la fête d'ouverture donnera le ton de votre établissement. Assurez-vous donc de trouver une manière de faire briller votre restaurant.